Crear una OTEC exige demostrar que existe una oficina administrativa real, funcional y preparada para atender usuarios. El Manual de Procedimientos aprobado por la Resolución Exenta N.º 3562, de 29 de noviembre de 2024, fija condiciones que SENCE puede revisar en una visita.
¿Qué debe tener una oficina administrativa OTEC?
Espacio físico exclusivo y diferenciado
La oficina debe ser de uso exclusivo, privada y claramente delimitada de otros espacios u oficinas. Las divisiones deben impedir la visibilidad hacia espacios vecinos. Las oficinas virtuales, coworking u opciones similares no cumplen cuando utilizan infraestructura, equipos, recepción, seguridad o servicios comunes; solo podrían evaluarse de forma excepcional si se demuestra documentalmente un uso exclusivo.
Ubicación accesible y segura
El lugar debe permitir el acceso de usuarios, considerar accesibilidad para personas con discapacidad o movilidad reducida y ubicarse en un entorno seguro. SENCE privilegia ubicaciones de fácil acceso, idealmente en sectores comerciales o centrales.
Horario y atención permanente
La oficina debe atender de lunes a viernes, dentro del rango de 9:00 a 18:00 horas, al menos cuatro horas diarias. Además, la OTEC debe contar permanentemente con una persona administrativa dedicada de manera exclusiva, principalmente, a la atención de usuarios.
Identificación visible
Instala un letrero o placa rígida de al menos 40 x 50 cm en el acceso al edificio y en la oficina. Debe indicar la razón social o nombre de fantasía de la OTEC y el horario de atención.
Equipamiento y condiciones mínimas
La oficina debe disponer, como mínimo, de escritorio, tres sillas, estantería, computador con internet e impresora. También debe contar con baño, sala de espera, iluminación, ventilación, aseo, señalización de vías de evacuación y condiciones de seguridad sin obstáculos para los visitantes.
Superficie y acceso directo
Considera una superficie mínima de 6 m² y una entrada directa. Las visitas no deben atravesar bodegas, cocinas, baños u otros espacios ajenos a la atención administrativa.
Direcciones que debes evitar
La oficina administrativa no puede funcionar en casas, departamentos, condominios ni inmuebles de destino residencial. Tampoco en lugares asociados a venta de alcohol, máquinas de azar, entretención para adultos u otras actividades incompatibles con la función de una OTEC.
Documentos y datos actualizados
Antes de una visita técnica, revisa que puedas acreditar la tenencia de la oficina según la modalidad aplicable y que los contratos del personal que atiende estén disponibles. Mantén actualizados en RUDO el teléfono y los correos de contacto institucional y del representante legal.
Checklist antes de elegir oficina
• Verifica el uso exclusivo y la separación física del espacio.
• Confirma accesibilidad, superficie mínima y atención directa a usuarios.
• Define horario visible y disponibilidad de personal administrativo.
• Revisa letrero, mobiliario, internet, impresora, sala de espera y baño.
• Reúne con anticipación los antecedentes de tenencia y contratación.
No elijas una oficina solo por su precio. Un espacio que no cumpla puede retrasar el registro o la actualización de tu OTEC.
¿Quieres saber si la oficina que estás evaluando cumple? Solicita una evaluación gratuita para crear o regularizar tu OTEC.
Fuente: Resolución Exenta N.º 3562, SENCE, 29 de noviembre de 2024, que aprueba el Nuevo Manual de Procedimientos para el Registro, Actualización y Cese de Organismos Técnicos de Capacitación.